Cách quản lý xe công ty – Xe công ty là tài sản của toàn công ty và được sử dụng để hỗ trợ mọi hoạt động chung của doanh nghiệp. Do đó, việc kiểm soát việc quản lý và sử dụng ô tô là tối quan trọng và đóng một vai trò quan trọng.

Trong những năm gần đây, việc sử dụng ô tô trong công nghiệp ngày càng phổ biến hơn. Luật pháp nước ta cũng điều chỉnh việc sở hữu và sử dụng ô tô tại nơi làm việc. Trong bài viết này hãy cùng Xe du lịch Minh Đức tìm hiểu cách quản lý xe công ty hiệu quả. 

Nguyên tắc chung để quản lý và sử dụng xe

Nguyên tắc chung để quản lý và sử dụng xe
Nguyên tắc chung để quản lý và sử dụng xe

 

Xe công ty chỉ được sử dụng cho nhu cầu công việc của công ty và không được sử dụng vào việc cá nhân. – Trừ trường hợp xe do Ban giám đốc công ty sử dụng, công ty và khách hàng phải thanh toán toàn bộ chi phí xăng xe và phụ cấp cho công nhân lái xe.

– Hành chính – Quản trị, giống như Kế toán – Tài chính, là đơn vị thực sự giám sát và điều hành bộ phận ô tô của công ty và các doanh nghiệp.

– Phòng Kế toán – Tài vụ giám sát thực tế hóa đơn xăng dầu, tiền sửa chữa xe, các chi phí liên quan để trình Giám đốc phê duyệt.

– Các đối tượng được cấp xe cá nhân được phép sử dụng xe ô tô của công ty. 

– Nếu đối tượng không được phép sử dụng phương tiện mà có ý định sử dụng thì phải có văn bản đề nghị sử dụng, giấy đề nghị được phép sử dụng theo quy trình điều động xe nêu dưới đây.

>>> Xem thêm: Thuê xe ký tháng

Quy trình điều xe và cách quản lý xe công ty

Nguyên tắc chung để quản lý và sử dụng xe
Nguyên tắc chung để quản lý và sử dụng xe

– Cá nhân có nhu cầu sử dụng xe của công ty phải gửi yêu cầu điều xe (theo mẫu). Sau đó chuyển đến người quản lý để phê duyệt.

– Trưởng phòng có thẩm quyền điều động xe ô tô.

– Thời gian đăng ký sử dụng xe: Nếu xe cũ được giao ngay trong ngày thì phải đăng ký trước một ngày. Nếu bạn về từ hai ngày trở lên, bạn phải báo trước hai ngày.

– Trong trường hợp hết xe, nhân viên văn thư liên hệ ngay với đơn vị, tổ chức xe để chỉnh sửa.

– Trường hợp không sử dụng được xe thì phải đăng ký vào phiếu yêu cầu thuê xe bên ngoài gửi Trưởng phòng Hành chính – Quản trị phê duyệt. Đây cũng được coi là cách quản lý xe công ty hiệu quả. 

– Khi thuê xe xong, nhân viên văn thư yêu cầu bên dịch vụ làm giấy xác nhận thuê xe.

– Trong đó phải có chữ ký của bên muốn mượn xe, bên vận chuyển và xác nhận nhập cảnh.

– Kiểm tra và chuyển cho Kế toán – Tài vụ để làm thủ tục thanh toán

– Nếu tổng công ty đã có xe ô tô thì nhân viên văn thư phải viết Lệnh điều động xe gửi Trưởng phòng Hành chính – Quản trị ký duyệt trước khi giao cho Đội xe thực hiện.

>>> Xem thêm: Bãi biển Hải Tiên – địa điểm du lịch biển đáng đến trong mùa hè này

Trách nhiệm của lãnh đạo đội xe

Trách nhiệm của lãnh đạo đội xe trong cách quản lý xe công ty
Trách nhiệm của lãnh đạo đội xe trong cách quản lý xe công ty

– Trực tiếp cử lái xe đi làm hàng ngày và phù hợp với nhu cầu đột xuất của đơn vị theo quyết định của Trưởng phòng Hành chính – Quản trị.

Quản lý xe công ty, sử dụng dầu nhớt, bình điện, xăm lốp,… theo tiêu chuẩn cho từng đầu xe và số km đã lái.

– Định kỳ hàng tháng kiểm tra, cập nhật, xác nhận sổ theo dõi xe của lái xe để phòng Tài chính – Kế toán thanh toán tiền xăng, dầu cho từng xe.

– Lập kế hoạch cho việc kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng và bảo dưỡng của từng chiếc xe, cũng như lịch phân công xe hợp lý và dự báo ngân sách hàng năm và hàng quý của Phòng Tài chính và Kế toán.

– Giải quyết các yêu cầu và thắc mắc của tài xế càng sớm càng tốt, và khiếu nại với Bộ phận IR nếu vượt quá thẩm quyền giải quyết.

>>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê xe đưa đón nhân viên

Trách nhiệm của lái xe

– Khi đi công tác phải thực hiện đúng chỉ đạo của đội trưởng.

– Chuẩn bị, kiểm tra xe kỹ lưỡng trước mỗi chuyến công tác, và giữ xe sạch sẽ hàng ngày.

– Tuân theo tất cả luật giao thông, cũng như các quy tắc và quy định của Cơ quan, để đảm bảo an toàn cho tất cả người và xe.

– Đảm bảo rằng địa điểm và thời gian đón và trả nhân viên phù hợp đã được xác định trên phiếu đăng ký xe.

– Về trách nhiệm, duy trì thái độ tiếp xúc vui vẻ, tôn trọng, đúng mực đối với cán bộ, công chức của đoàn công tác và chính quyền địa phương.

– Phải lưu ý bảo quản dầu diesel, dầu mỡ, săm, lốp,… Trong mỗi chuyến công tác, từ đầu đến cuối, cần có chữ ký của trưởng đoàn để đi được quãng đường thực tế.

– Khi sử dụng xe trong ngày nghỉ, bạn phải liên hệ bằng văn bản với An ninh Cơ quan để có thể theo dõi và kiểm tra xe kịp thời.

Nếu bạn có nhu cầu thuê xe ô tô để phục vụ mục đích của công ty, hãy liên hệ ngay Xe du lịch Minh Đức để được hỗ trợ. 

Công ty TNHH vận tải và du lịch Minh Đức

Số 9 ngõ 1/267 Hồ Tùng Mậu, P. Cầu Diễn, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline: +(84) 966 6789 83

E-mail: [email protected]